Política de tratamiento de datos personales de la empresa

Política de tratamiento de datos personales

Objeto y alcance.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, incorporado en el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, es obligación de los responsables y encargados del tratamiento de datos personales adoptar una política de tratamiento de datos personales para garantizar los derechos de sus titulares en relación con el tratamiento de los datos. 

En aplicación de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y todos sus decretos reglamentarios, y de manera primordial en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia que establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales ubicadas en bases de datos, Maguvi S.A.S. (En adelante El Responsable o Responsable) ha adoptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el objeto de garantizar el debido tratamiento de los datos personales que están contenidos o sean incluidos en sus bases de datos o archivos.   

Esta Política se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal y/o sensible que El Responsable recoja, maneje y/o almacene. Esta Política y todos los demás documentos que tengan relación directa o indirecta con el tratamiento de datos personales, serán acatados y cumplidos por la persona designada por El Responsable como administrador del tratamiento de los datos que obren en sus bases de datos y/o archivos, al igual que por los terceros a quienes se les transmita o transfiera información personal de los titulares, previa autorización otorgada por estos. 

La presente Política y todos los demás documentos que tengan relación directa o indirecta con el tratamiento de datos personales, son de igual forma aplicables, en su integridad, a todos aquellos eventos en los que El Responsable actúe en calidad de Encargado del tratamiento de la información. En tales eventos, no se admitirán interpretaciones que comprometan el interés legítimo y los derechos de los titulares de la información cuando se discuta la calidad en que actúe El Responsable. Para tales efectos, en dichos casos se entiende reemplazada la palabra “Responsable” por la palabra “Encargado” en este y todos los demás documentos relacionados con la materia.

El Responsable.

El Responsable, es la sociedad comercial Maguvi S.A.S, legalmente constituida ante la Cámara de Comercio de Manizales, identificada con NIT. 901130765-1. En su calidad de tal, ha venido incorporando en sus diferentes bases datos, información personal obtenida a través de sus diferentes canales de atención y/o en razón de las relaciones desarrolladas dentro del giro ordinario de su actividad económica.   

 

Por medio de esta Política, El Responsable establece prácticas uniformes para la recolección, uso, almacenamiento, actualización, circulación, transferencia, transmisión y supresión, actividades que en adelante se denominarán “Tratamiento” de la información de todas aquellas personas que tengan o hayan tenido relación con El Responsable y que obre en sus bases de datos o archivos.

Información del Responsable.

De acuerdo con el Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, El Responsable establece que tiene a su cargo el Tratamiento de la información que obra en sus bases de datos y archivos. Los datos de contacto del Responsable son los siguientes: 

Domicilio	Manizales, Caldas, Colombia
Dirección	Vereda El Arenillo, Conjunto Altamira Casa 1
Correo electrónico	vvallejoarango@gmail.com

Tratamiento de los datos y su finalidad.

Los datos personales recopilados por El Responsable serán recolectados, almacenados, utilizados, circulados, transmitidos, transferidos o suprimidos de conformidad con los siguientes lineamientos:

Tratamiento de datos sensibles.

Se entiende por datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen su origen racial o étnico, su orientación política, sus convicciones religiosas o filosóficas, su pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como sus datos relativos a la salud, a su vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, audios, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. 

Se podrá hacer uso de estos datos siempre y cuando: 

1. El Titular haya dado autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos los representantes legales deberán otorgar dicha autorización. 
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
4. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Los Titulares de la información, con el fin de poder consultarla de manera posterior, otorgarán autorizaciones expresas cuando los datos recolectados y que son objeto de Tratamiento consista en información considerada como sensible. En todo caso El Responsable informará a los Titulares, a través de la autorización, el tipo de dato sensible que será recolectado y cuál será la finalidad de su Tratamiento.

En las bases de datos y/o archivos del Responsable, obra información de los Titulares que, conforme a este apartado, se consideran como datos sensibles. Entre la información almacenada podrán haber datos biométricos, información de pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, antecedentes judiciales, disciplinarios y/o fiscales, y demás datos similares que sean indispensables para el debido cumplimiento de las siguientes finalidades:

1. Para asuntos judiciales y/o procedimientos administrativos.
2. Apoyar conversaciones, diálogos, acuerdos, condiciones, pactos y/o demás actividades similares, con asociaciones, grupos y/o personal sindical. 
3. Gestionar, apoyar, revisar y/o elaborar todo tipo de documento en el que se deba especificar, por cualquier motivo, este tipo de información.
4. Archivo y custodia de este tipo de información.
5. Asuntos relacionados con la seguridad interna, en especial, más no únicamente, grabaciones con sistemas de cámaras de seguridad, fotográficos y/o de audio.
6. Registros de asistencias a eventos, actividades o programas adelantados por El Responsable. 
7. Relacionamiento y contratación con clientes, proveedores y/o trabajadores. 
8. Con fines de mercadeo, campañas y/o pautas publicitarias.
9. Para estudios de perfiles de clientes
10. Para transmitir o transferir la información del titular con otros encargados y/o responsables, para las finalidades aquí señaladas.

Tratamiento de datos personales de menores de edad.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra prohibido, excepto cuando se trate de datos que sean de carácter público y/o cuando el Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: .

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Para el caso de los datos de salud se considerarán parte de su historia clínica y tendrán la reserva establecida en la ley 23 de 1981 y demás normas que regulen la materia.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía, capacidad para entender el asunto y comprensión de las consecuencias que conlleva el Tratamiento.

Los datos personales recolectados a menores de edad, previa autorización otorgada por las personas facultadas para representarlos, tendrán por finalidad:

1. Ejercer control y conservar actualizados los datos de identificación de los menores, con el fin de satisfacer a plenitud el propósito de las demás finalidades.
2. Para asuntos judiciales y/o procedimientos administrativos.
3. Con el objetivo de atender consultas, quejas, peticiones y/o reclamos.
4. Para asuntos relacionados con el Sistema General de Seguridad Social y parafiscales, cuando los trabajadores del Responsable sean los representantes legales del menor.
5. Para la participación de cursos. 
6. Para procesos de inscripción a cursos y diligenciamiento de formularios. 
7. Gestionar, apoyar, revisar y/o elaborar todo tipo de documento en el que se requiera la información personal del menor de edad en relación con contratación.
8. Para adelantar los trámites y diligencias a que haya lugar, con la finalidad de ejecutar de forma adecuada las etapas precontractuales, contractuales y postcontractuales.
9. Registros de asistencias a eventos, actividades o programas adelantados por El Responsable
10. Con fines de mercadeo, campañas y/o pautas publicitarias. Esta finalidad incluye el envío de información sobre proyectos constructivos y el envío de información relacionada con ella.
11. Para estudio de perfil de clientes. 
12. Para efectos de facturación y para ejecutar todos los trámites a que haya lugar a efectos de realizar pagos y adelantar acciones de cobro y recuperación de cartera. Esta finalidad incluye el envío de información y documentos.
13. Para un adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con el cliente, en relación con los servicios brindados o productos ofrecidos y/o vendidos por parte del Responsable.
14. Para la presentación de oferta de servicios. Esta finalidad incluye la promoción y presentación de servicios. 
15. Para la participación de eventos deportivos. 
16. Para adelantar trámites y diligencias ante entidades del sector privado.
17. Con fines de mercadeo, campañas y/o pautas publicitarias
18. Gestionar, apoyar, revisar y/o elaborar todo tipo de documento en el que se requiera la información personal del cliente.
19. Para asuntos relacionados con evaluación de la calidad de los servicios brindados o productos ofrecidos y/o vendidos por parte del Responsable.
20. Con el fin de alimentar las bases de datos de directorio con información de contacto de los menores. Esta finalidad incluye la posibilidad de comunicarse con el menor por diferentes medios (chat, mensajes de datos y texto, correos electrónicos, redes sociales, correspondencia física, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc).
21. Para la expedición de pólizas de seguro.
22. Para transmitir o transferir la información del titular con otros encargados y/o responsables, para las finalidades aquí señaladas.

Tratándose de contratistas, contratantes y proveedores.

Los datos personales recolectados de los contratantes, contratistas y proveedores tendrán por finalidad: 

1. Ejercer control y conservar actualizados los datos de identificación, con el fin de satisfacer a plenitud el propósito de las demás finalidades.
2. Adelantar los trámites y diligencias a que haya lugar, con la finalidad de ejecutar de forma adecuada las etapas precontractuales, contractuales y postcontractuales. Esta finalidad incluye el análisis, evaluación y selección. 
3. Para la expedición de pólizas de seguro. 
4. Para la realización de auditorías, interventorías y revisiones derivadas de los acuerdos o contratos celebrados con el contratante, contratistas o proveedores. 
5. Para adelantar trámites y diligencias ante entidades del sector privado.
6. Con el fin de hacer el registro de información del SGSST en incluir su información en dicho registro. 
7. Para asuntos judiciales y/o procedimientos administrativos.
8. Con el objetivo de atender consultas, quejas, peticiones y/o reclamos.
9. Para efectos de facturación y para ejecutar todos los trámites a que haya lugar con el objetivo de realizar pagos y adelantar acciones de cobro y recuperación de cartera. Esta finalidad incluye el envío de información y documentos.
10. Para gestión contable.Esta finalidad incluye labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones.
11. Para exigir el cumplimientos de obligaciones legales y contractuales a su cargo. 
12. Gestionar, apoyar, revisar y/o elaborar todo tipo de documento en el que se requiera la información personal del contratante, contratista o proveedor.
13. Para un adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales, así como todas las obligaciones legales que puedan contraer las partes en virtud del contrato celebrado.
14. Con el fin de adelantar gestiones y trámites para el cumplimiento de obligaciones fiscales.
15. Para evaluación de prestación de servicios, así como el análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos.
16. Para el envío de notificaciones, así como la atención de requerimientos por parte de las autoridades judiciales y administrativas, cuando sea del caso.
17. Con el fin de alimentar las bases de datos de directorio con información de contacto de los contratistas, contratantes y proveedores. Esta finalidad incluye la posibilidad de comunicarse con el contratista, contratante o proveedor por diferentes medios (chat, mensajes de datos y texto, correos electrónicos, redes sociales, correspondencia física, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc).
18. Para la presentación de oferta de servicios. Esta finalidad incluye la promoción y presentación de servicios. 
19. Almacenar la información de los contratantes, contratistas y proveedores, ya sean en archivos físicos y/o archivos digitales, siempre que la misma sea indispensable para atender otras finalidades.
20. Para transmitir o transferir la información del titular con otros encargados y/o responsables, para las finalidades aquí señaladas.

Tratándose de clientes.

Los datos personales recolectados de los clientes tendrán por finalidad:

1. Ejercer control y conservar actualizados los datos de identificación, con el fin de satisfacer a plenitud el propósito de las demás finalidades.
2. Para adelantar los trámites y diligencias a que haya lugar, con la finalidad de ejecutar de forma adecuada las etapas precontractuales, contractuales y postcontractuales.
3. Para la participación de cursos. 
4. Para procesos de inscripción a cursos y diligenciamiento de formularios. 
5. Con fines de mercadeo, campañas y/o pautas publicitarias. 
6. Para estudio de perfil de clientes. 
7. Para asuntos judiciales y/o procedimientos administrativos.
8. Con el objetivo de atender consultas, quejas, peticiones y/o reclamos.
9. Para efectos de facturación y para ejecutar todos los trámites a que haya lugar a efectos de realizar pagos y adelantar acciones de cobro y recuperación de cartera. Esta finalidad incluye el envío de información y documentos.
10. Para un adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con el cliente, en relación con los servicios brindados o productos ofrecidos y/o vendidos por parte del Responsable.
11. Para la presentación de oferta de servicios. Esta finalidad incluye la promoción y presentación de servicios. 
12. Para adelantar trámites y diligencias ante entidades del sector privado.
13. Gestionar, apoyar, revisar y/o elaborar todo tipo de documento en el que se requiera la información personal del cliente.
14. Para asuntos relacionados con evaluación de la calidad de los servicios brindados o productos ofrecidos y/o vendidos por parte del Responsable.
15. Con el fin de alimentar las bases de datos de directorio con información de contacto de los clientes. Esta finalidad incluye la posibilidad de comunicarse con el cliente por diferentes medios (chat, mensajes de datos y texto, correos electrónicos, redes sociales, correspondencia física, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc).
16. Con el propósito de ejercer control y conservar actualizados los datos de identificación del cliente a efectos de satisfacer a plenitud el propósito de las demás finalidades.
17. Almacenar la información del cliente, ya sean en archivos físicos y/o archivos digitales, siempre que la misma sea indispensable para atender otras finalidades.
18. Para transmitir o transferir la información del titular con otros encargados y/o responsables, para las finalidades aquí señaladas.

Las anteriores finalidades aplican tanto para los clientes confirmados como para los clientes potenciales.

Tratándose de socios. 

Los datos personales recolectados de los socios tendrán por finalidad:

1. Ejercer control y conservar actualizados los datos de identificación, con el fin de satisfacer a plenitud el propósito de las demás finalidades.
2. Con el fin de alimentar las bases de datos de directorio con información de contacto de los clientes. Esta finalidad incluye la posibilidad de comunicarse con el cliente por diferentes medios (chat, mensajes de datos y texto, correos electrónicos, redes sociales, correspondencia física, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc).
3. Para la gestión de trámites con proveedores, contratantes y contratistas. 
4. Gestionar, apoyar, revisar y/o elaborar todo tipo de documento en el que se requiera la información personal del socio.
5. Con el fin de adelantar gestiones y trámites para el cumplimiento de obligaciones fiscales.
6. Para gestión contable. Esta finalidad incluye labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones.
7. Para transmitir o transferir la información del titular con otros encargados y/o responsables, para las finalidades aquí señaladas.

Tratándose de trabajadores.

Los datos personales recolectados de los trabajadores tendrán por finalidad:

1. Para construcción y actualización de historia laboral del trabajador. Esta finalidad incluye hoja de vida de brigadistas.
2. Con el propósito de ejercer control y conservar actualizados los datos de identificación del trabajador con el fin de satisfacer a plenitud el propósito de las demás finalidades.
3. Para un adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas en el contrato de trabajo celebrado con el trabajador, así como de las obligaciones legales derivadas del vínculo o relación en materia laboral.
4. Envío de notificaciones al trabajador para la atención de requerimientos por parte de las autoridades judiciales y administrativas.
5. Para comunicarse con el trabajador por diferentes medios (chat, mensajes de datos y texto, correos electrónicos, redes sociales, correspondencia física, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc). Esta finalidad aplica a los aspirantes.
6. Para la recolección de hojas de vida y para adelantar procesos de selección de personal. Esta finalidad incluye la realización de entrevistas y valoración y análisis de hojas de vida y aplica a los aspirantes.
7. Almacenar la información del trabajador, ya sean en archivos físicos y/o archivos digitales, siempre que la misma sea indispensable para atender otras finalidades durante el cumplimiento del contrato laboral y/o una vez culminado este. Esta finalidad se extiende al almacenamiento de datos y hojas de vida presentadas por los aspirantes.
8. Para la celebración de acuerdos de confidencialidad.
9. Para adelantar investigación de accidentes laborales. 
10. Para adelantar trámites, diligencias y/o acciones disciplinarias, así como para imponer las respectivas sanciones.
11. Con el objetivo de expedir certificaciones laborales que sean solicitadas por el trabajador, así como licencias y permisos.
12. Para efectos de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales. Esta finalidad se extiende, en lo que respecta, a la familia del trabajador.
13. Con el objetivo de atender consultas, quejas, peticiones y/o reclamos.
14. Con el fin de aportar en procesos judiciales y/o procedimientos administrativos, pruebas judiciales que contengan datos personales del trabajador.
15. Pago y descuentos de nómina, vacaciones y prestaciones sociales.
16. Capacitación, inducción y reinducción de personal.
17. Estudio de perfil sociodemográfico. 
18. Entrega de dotaciones.
19. Aplicación de políticas, planes y sistemas en salud y seguridad en el trabajo y prevención en salud y riesgos laborales.
20. Para efectos de entrega y utilización de gastos de representación y viáticos.
21. Control de horarios.
22. Para transmitir o transferir la información del titular con otros encargados y/o responsables, para las finalidades aquí relacionadas.

Las anteriores finalidades aplican, en lo que respecta, a los practicantes que se encuentren realizando su práctica con El Responsable, sin que por ello se entienda que se configura un contrato de trabajo. En tal efecto, entiéndase que la palabra “trabajador” y las finalidades señaladas en este apartado, para este y todos los demás documentos relacionados con la materia, abarcan a los practicantes que se encuentren realizando su práctica con El Responsable.

Derechos que le asisten al Titular.

El Responsable informa y garantiza a los Titulares de la información, los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar la información de sus datos personales frente a los Responsables y/o Encargados de su Tratamiento, derecho que se podrá ejercer frente a datos inexactos, parciales, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, entre otros, o aquellos cuya utilización desconozca las finalidades con las que fueron recolectados.
2. El Titular podrá en cualquier momento solicitar prueba de la autorización otorgada por él al Responsable del Tratamiento de los datos personales.
3. Podrá también el Titular ser informado, previa solicitud ante el Responsable, sobre el manejo que este le ha dado a sus datos personales.
4. El Titular podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), quejas por infracciones a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, complementen o adicionen.
5. El Titular también podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que no se respetaron los principios, derechos y garantías Constitucionales y legales, supresión que procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y a la ley, siempre que entre el Titular de la información y El Responsable no exista un vínculo contractual o cuando no exista un deber legal que obligue que la información se conserve en la base de datos.
6. El Titular podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales sujetos al Tratamiento por El Responsable. 

Deberes del Responsable y el Encargado del manejo de los datos personales.

El Responsable y Encargado del Tratamiento de los datos personales garantiza a los Titulares de la información, el cumplimiento de los siguientes deberes: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad del Tratamiento de sus datos personales.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida o consulta de forma fraudulenta.
5. Garantizar que la información que sea otorgada sea veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
7. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de los datos personales del Titular.
8. Tramitar las consultas y los reclamos formulados en los términos de la ley.
9. Informar a solicitud del Titular el manejo que se le da a sus datos personales.
10. Cumplir las instrucciones y requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
11. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.
12. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
13. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
14. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
15. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
16. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
17. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
18. Las demás que ordenan los Artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012.

Procedimientos.

¿Quiénes podrán hacer consultas, solicitudes y reclamos? 

Los Titulares de datos, sus causahabientes, sus representantes o terceros autorizados por él, podrán consultar y/o solicitar el suministro de información de los datos recolectados, realizar solicitudes de supresión de información, rectificar la misma y/o revocar la autorización para el Tratamiento de la información personal del Titular que reposen en las bases de datos del Responsable, presentar reclamos consultas y/o solicitudes sobre el Tratamiento, y en general, para ejercer los derechos que por ley le corresponden al Titular de la información. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán a través de las personas que estén facultados para representarlos.

El artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 señala en su inciso segundo que “La solicitud de la supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.”, el cual es aplicable a contratantes y contratistas, clientes y trabajadores del Responsable.

Canales para hacer consultas, solicitudes y reclamos 

En aras de facilitar el acceso a la información a los Titulares de ella, El Responsable ha establecido los siguientes canales para que estos, sus causahabientes, sus representantes o los terceros autorizados, presenten sus solicitudes y/o eleven sus consultas y/o reclamos, así como para que hagan valer los derechos que le asisten a los Titulares de la información:

Funcionario o área encargada de la atención	Área Administrativa
Domicilio	Manizales, Caldas, Colombia
Dirección	Vereda El Arenillo, Conjunto Altamira Casa 1
Correo electrónico	hello@marcelogutierrez.co

 

Formas de presentación de consultas, solicitudes y reclamos 

Dado que toda consulta, solicitud y/o reclamo presentado por el Titular, sus causahabientes, sus representantes o los terceros autorizados, debe contar con la evidencia de su trámite, El Responsable establece de manera preferente la forma escrita física como vía para su presentación, aclarando que no obstante lo anterior, las consultas, solicitudes y/o reclamos que se realicen vía correo electrónico, conservan plena validez y se atenderán igual a si hubieran sido presentadas de forma física. 

Toda consulta, solicitud, y/o reclamo que se haga deberá contener como mínimo la siguiente información, en aras de salvaguardar los derechos de los Titulares y con el propósito de facilitar la atención de lo requerido:

1. Nombre y apellidos del Titular.
2. Tipo de documento y número de identificación del Titular.
3. Datos de localización del Titular.
4. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud, consulta o reclamo.
5. Documentos que considere soportan su solicitud, consulta o reclamo.
6. Medio por el cual desea recibir respuesta.
7. Nombre del peticionario, el cual, si es distinta al Titular, deberá adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.
8. Firma del peticionario.

Con el fin de proteger los derechos constitucionales y legales de los Titulares de la información, El Responsable no tramitará solicitudes, consultas y/o reclamos si la persona distinta al Titular no acredita la facultad para actuar en nombre de este.

Término para el trámite de una consulta, solicitud o reclamo

Solicitudes y consultas

Las solicitudes y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud o consulta dentro de dicho término, se informará al Titular o interesado los motivos de la demora y se señalará fecha en la que se atenderá, término que en todo caso no podrá ser superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular o interesado los motivos de la demora y se señalará fecha en la que se atenderá, término que en todo caso no podrá ser superior a los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Una vez El Responsable haya recibido el reclamo completo, se marcará dentro de los dos (2) días hábiles siguientes el caso en la base de datos con la leyenda “RECLAMO EN TRÁMITE” u otra similar, indicando el motivo del mismo, y así se mantendrá hasta definir la respuesta. 

Cuando se trate de reclamos hechos con el propósito de eliminar datos personales, si vencido el término establecido en este acápite El Responsable no hubiere eliminado la información, el Titular podrá solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o supresión de sus datos.

Generalidades del trámite.

Luego de radicada la solicitud, consulta y/o reclamo, el documento será remitido al Responsable para que sea él quien dé una respuesta oportuna, clara, completa y de fondo. El Responsable podrá remitir la solicitud, consulta y/o reclamo a otras dependencias y/o áreas cuando considere que estas son idóneas para apoyar una respuesta oportuna, clara, completa y de fondo.

Si luego de estudiado el caso en particular El Responsable considera que no es competente para dar una respuesta a la consulta, solicitud y/o reclamo, se informará de tal situación al titular o a la persona autorizada por este. Una vez comunicado dicho evento, El Responsable, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, remitirá la petición a quien considere competente para dar la respectiva respuesta. Cuando El Responsable considere que no es competente para dar una respuesta a la solicitud, consulta y/o reclamo y tampoco estime quién lo sea, comunicará dicha situación a quien haya elevado la petición.

Cuando la solicitud, consulta y/o reclamo sea enviada a través de correo electrónico, se tendrá como fecha de radicación y clase de documentos adjuntos, los registrados y recibidos en el respectivo correo. 

Si la solicitud, consulta y/o reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular o interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las falencias identificadas. Si atendido el requerimiento se verifica que la petición no fue subsanada en debida forma, se informará dicha situación al Titular o interesado para que lo corrija de nuevo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío de la comunicación. Si luego del segundo requerimiento se verifica que nuevamente la petición no fue subsanada en debida forma, se rechazará la solicitud, consulta y/o reclamo.

El rechazo de la petición operará únicamente cuando no sean subsanados en debida forma, aspectos que resulten indispensables para dar una respuesta oportuna, clara, completa y de fondo a la petición y que sin ellos se pueda atentar contra derechos fundamentales del Titular de la información. En los demás eventos, si El Responsable considera que es viable dar una respuesta a la petición pese a no haber sido subsanada en debida forma, así lo hará. El rechazo no impedirá que el Titular o la persona autorizada por este, pueda volver a presentar la petición con el lleno de los requisitos.

Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento para que corrija la petición, el Titular o interesado no ha presentado la información requerida, se entenderá que ha desistido de ella.

En los eventos en que se eleven solicitudes, consultas y/o reclamos reiterativos ya resueltos, El Responsable podrá remitirse a las respuestas anteriores para resolver. Esta disposición no aplicará cuando la petición haya sido rechazada por no cumplir con los requisitos que exige la ley y los señalados en este documento, siempre que la nueva petición se presente con el lleno de los requisitos. 

En ningún caso El Responsable podrá negarse a recepcionar y/o radicar la petición, salvo cuando quien presente la petición sea una persona distinta al Titular de la información y no acredite la facultad para actuar en nombre de este.

Requisito de procedibilidad e inconformidad con la respuesta a los reclamos, solicitudes o consultas

De acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o interesado sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el requisito de procedibilidad consistente en el trámite de consulta o reclamo directo ante El Responsable.

Costos del trámite

El Titular o interesado podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario, o cada vez que se den modificaciones sustanciales de la Política de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Cuando el Titular o interesado quiera consultar sus datos personales con una periodicidad mayor a una vez cada mes calendario, El Responsable podrá cobrar al Titular o interesado los gastos de envío, reproducción y certificación de documentos.  

Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, El Responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

La autorización. 

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales por parte del Responsable requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos. El Responsable ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita asegurar su posterior consulta y del que se pueda concluir de manera inequívoca la aceptación por parte del Titular de la información del Tratamiento de sus datos personales por parte del Responsable.

La solicitud de autorización será emitida por parte del Responsable y será puesta a disposición del Titular, previo al Tratamiento de sus datos personales, con el fin de que conozca y tome decisiones informadas respecto a: 

1. Que cierta información suya sea recogida y utilizada para fines determinados; 
2. Frente a la opción de conocer cualquier cambio en los mismos;
3. De controlar el uso de sus datos personales. 

De conformidad artículo 12 de la Ley 1581 de 2012 la solicitud de autorización contendrá:

1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. 
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. 
3. Los derechos que le asisten como Titular. 
4. La identificación, dirección física y electrónica del Responsable.

El Responsable adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos que certifiquen cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

Casos en que no se requiere autorización para el tratamiento de datos

1. Cuando se trata de datos personales públicos.
2. Cuando los datos personales son requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.
3. Cuando se está frente a casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Cuando son tratados por autorización de la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Cuando el dato se relaciona con información contenida en el registro civil.

Personas a las que se les puede suministrar información sobre el tratamiento de datos

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente Política podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 Aviso de privacidad.

Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. A través de este documento, se informa al Titular de la información sobre la existencia de la Política de Tratamiento de la información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad contiene: 

1. Los datos de contacto del Responsable.
2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de los mismos. 
3. Los derechos que le asisten al Titular. 
4. Los mecanismos dispuestos por El Responsable, para que el Titular conozca la Política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en esta o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la Política de Tratamiento de Información. 

El aviso de privacidad y la solicitud de autorización podrán concurrir en un mismo acto.

Modificación y/o actualización de la política de protección de datos personales.

Cualquier cambio sustancial en la presente Política de Tratamiento de Datos, en el Aviso de Privacidad y/o en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto brindados por el Titular. De igual forma, podrá ser comunicado a través de la Página Web del Responsable, donde además contará copia de esta Política.

Las comunicaciones se enviarán como mínimo con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha efectiva de implementación de la nueva Política, Aviso y/o Manual o actualización sustancial de las mismas.

 Vigencia

El Responsable informa que la presente Política de Tratamientos de Datos Personales inicia a partir del 8 de septiembre de 2021. 

Una vez cumplidas las finalidades del Tratamiento – y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario –, se procederá a la supresión de los datos personales en posesión del Responsable. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

Marcelo Gutiérrez Villegas

Representante legal